美國著名的管理大師，杜拉克曾說：“不能管理時間，便什么也不能管理”。時間，是世界上最短缺的資源，不可逆，也對每個人都很公平。可是，為何同樣是24小時，有的人身兼多職，高效能干，有的人卻手忙腳亂，焦頭爛額，究其原因，或許就在于對時間的管理能力。一個人，能否在職場中取得成功，秘訣就在于學好時間管理。時間管理，是用技巧、技術和工具，幫助你完成工作，實現目標，也是很多EMBA、MBA等主流商業管理教育，對企業管理者的一項要求。學習時間管理，不是要變成“工作狂”，或是做完所有事，而是更有效地運用時間，明白什么事情該做，什么事情不該做，以此提升工作效率。在職場中，通過梳理事項，記錄時間，你會發現“時間”和“工作任務”之間的關系，常常會有以下三種類別。在本文中，將針對這三種類別，為你提供不同的時間管理方案，幫助你有的放矢，切實提升工作效率。一、時間 / >/ 工作任務 ：找到并分類你的工作時間這種情況下，你的工作任務并不飽和，你有充分的時間去完成。表面上，這是一件值得高興的事情，但卻反映出，你的上班時間并沒有被充分利用。雖然，你和其他同事，領著一樣的薪酬，但時間的使用率和工作值并不高，即你在相同情況下，很可能比別人落后。所以，在這種情況下，你要學會找到，并且分類你的工作時間。通常，建議將工作時間，分成以下5種類別，并且按各自的特點，為每個時間找到匹配性的事件，從而更好地進行利用。時間分類的方法：常態時間、動態時間、專注時間、碎片時間、其他時間。1）常態時間【特點】穩定。【舉例】每天的例會，或在公司固定要做的事。如技術型的客服，每天要固定打出電話進行溝通。【運用】要將這些常態的事項，穩定在某個時間段，穩定處理的流程，甚至對應對的話術進行穩定。2）動態時間【特點】備胎。【舉例】如在和客戶約談時，被對方臨時放鴿子。【運用】這是你的“備胎時間”，或稱PLANB。比如，去見客戶時，要為自己安排兩個任務，一個就是真的去見他，另一個是假如提前結束約見，你的工作計劃。如果你在路上，臨時被爽約，就可以立即啟動“備胎時間”，找一個咖啡館去完成工作任務。這會讓你在被打亂，或是行程變動時，不用花時間考慮下一步，抑或發生情緒波動，而是可以高效進入下一個環節，并保持狀態穩定。3）專注時間【特點】專注。【舉例】花大精力去寫文案，或開“頭腦風暴”會議。【運用】如果你工作中，沒有這樣的專注時間，就會讓你的個人進步很緩慢。可以把自己關起來，或是關閉手機，讓自己完全投入，體驗爽快的工作感覺。正如“一萬小時定律”所言，你必須要有持續的專注時間的輸入，才能夠真正快速提升自己，有真實的成果與輸出。4）碎片時間【特點】閉環。【舉例】會議開始前十分鐘，等地鐵的五分鐘。【運用】在碎片時間中，對當下的任務，或今天的工作，進行一個梳理，比如可以處理幾封郵件，在小本子記下郵件中待辦的事宜，并記錄下一步的時間清單。這樣，你就可以不用反復看郵件，直接看本子，就知道該干什么。雖然時間零碎，但做完一件事，要形成一個閉環，若只有十分鐘，就做十分鐘能做完的事，并且梳理成待辦清單，方便下一步的工作。5）其他時間【特點】夠了。【舉例】情緒化發作，無聊的刷屏。【運用】不能讓自己無止境的情緒化，或刷屏，而要對自己及時說“夠了”。比如，和自己約定，只刷5分鐘屏，然后就立即工作。二、時間 這種情況下，你的工作任務太多，而時間卻有限，就需要你改進工作方法，優化工作流程，切實提升你的工作時間效率。以下的5個方法，將對你有所幫助。1）一步到位法創造一個隔離的環境，比如關在辦公室或會議室，讓自己能更專注，去完成工作。但是，很多時候，這種“一步到位法”，會被內部或外部的原因，進行打斷，你需要掌握相應的處理技巧。【內部方式】若你在需要專注時，常被自己打斷，時不時分心，或是想要放棄，則可以使用“番茄鬧鐘”，給自己制定“25min+5min”的專注時間，提升自己的專注力。【外部方式】若你在需要專注時，常被他人打斷，則有三種應對方式：一是對方的事不緊急，則馬上進行記錄，并告知對方，自己會在完成手頭工作后，在某個時間完成交辦。二是對方的事很緊急，則馬上將自己手頭工作的進度和狀態，記錄在本子上，這樣在重新回來后，一看本子，就能快速恢復到原本的工作進程中。三是對方的事不緊急，但希望你馬上做，則告訴他請稍等片刻，讓你把工作進行一個小結，然后再去執行。這會讓對方感受到被重視，以及你的時間把控能力，也方便你重新回到工作時，能更高效地鏈接。2）模板法若你的常態時間，每天需要30分鐘以上，則需要考慮將這些每天都要做的事情，整理成一個模板。可能剛開始，你需要3、4個小時，去建立這個模板，但每天都至少能給你節約10分鐘，1個月后就能賺回時間值。若有很多常態時間，都可以整理成模板，則建議一個個來，先建立一個模板，嘗到甜頭后，會更有動力做下一個模板。3）工作清單法要寫待辦清單，并標注優先級。將“重要且緊急”的事情，提前列入清單，并提前時間的底線，這樣當你真正開始做時，你的心態是從容的，因為即便今日完成不了，還有幾天的緩沖時間，不至于引發焦躁。4）授權法在工作中，要學會分類授權別人。當你發現下屬的某項特長，要授權給他，讓他發揮到極致，并且讓他總結自己的經驗，分享給大家。這會讓他發揮特長，獲得成就感，并提高團隊的工作效率。5）資料庫法若你在做文案，在開始新工作時，可以從之前的文案庫中，找到一些素材，從而輕松完成文案。一個工作的資料庫，能夠讓你在做事時，能夠快速找到素材、靈感、模板或借鑒，從而高效完成任務。在平時，要注意這種資料庫的積累。三、時間 = 工作任務 ：每天進行工作的復盤這種情況下，你的工作任務和時間，能夠達到一種平衡和匹配，是一個相對理想的狀態。不過，主動對工作進行復盤，則能夠讓你的提升更明顯，更快速。因為，時間管理的重要技巧，便是對自己，對工作，進行自下而上的復盤。復盤，是指利用靜態再看一遍工作全貌，這針對你工作動態中，來不及觀察、來不及總結等等情況，在每天的工作結束后，或者定時，進行一次翻閱各個環節，進一步優化工作方法，總結工作經驗，提升工作效率。同時，日總結 >/ 周總結 >/ 月度總結。時間管理，是自我管理的一項重要內容。大凡業績卓著的人，都是具有高效時間管理的人士。時間管理，不僅有助于自己達到工作目標，還能很大程度上，開發你的個人潛力，讓你的工作和個人生活之間保持平衡。學會做時間的主人，你也能成為高效的職場精英。 著作權歸作者所有
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